(一)數(shù)字檔案館的含義
    數(shù)字檔案館將原有的以紙張為載體的檔案進行數(shù)字化處理，并通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行管理和利用，是傳統(tǒng)檔案館功能的延伸。數(shù)字檔案館能夠存儲大量各種形態(tài)的信息，信息存儲和利用不受地域的限制。在數(shù)字檔案館中，可以開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用等各項業(yè)務(wù)，同時也能開展電子商務(wù)、信息咨詢、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、探索爭鳴等學(xué)術(shù)交流。數(shù)字檔案館同時也能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理、查詢和發(fā)布集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)上傳播。數(shù)字檔案館還可以利用多媒體數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)，在圖象檢索、視頻點播和文獻資料等方面提供有效的檢索方案。
    數(shù)字檔案館是信息存儲與檢索的重大延伸，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一起構(gòu)成它的基本特征。數(shù)字檔案館的一個突出特點是所有館藏信息資料都可以實現(xiàn)數(shù)字化。各種介質(zhì)承載的重要文獻資料將被大量數(shù)字化，而那些原始檔案可能成為“標(biāo)本”被更好地加以保存。數(shù)字化館藏憑借網(wǎng)絡(luò)力量，將檔案信息快速傳播，滿足社會各方面的需要，這樣檔案館就成為無形觀念上的“基地”和“中心”。數(shù)字檔案館的主要特征是：檔案數(shù)字化、存儲海量化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、信息社會化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
    (二)數(shù)字檔案館主要功能
    一、通過多層面的信息采集，形成社會綜合信息資源庫
    與傳統(tǒng)檔案館比較，數(shù)字檔案館的信息資源庫將是豐富多彩的，不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，其信息采集將進一步擴大到現(xiàn)行文件、資料、各行業(yè)專業(yè)數(shù)據(jù)庫、社會公眾服務(wù)信息、網(wǎng)上相關(guān)信息、數(shù)字圖書館信息等，其載體形式包括語音、視頻、圖形、圖象等更為廣闊的領(lǐng)域，是一個以檔案信息為核心內(nèi)容的社會綜合信息資源庫，能滿足社會各方面對檔案信息資源的需求，從而使其資源庫通過計算機通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)乎國計民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略性知識庫群。
    二、海量數(shù)據(jù)存儲
    數(shù)字檔案館保存的各類信息主要是計算機生成的電子文件和用計算機進行數(shù)字化處理的各種檔案信息及其他社會信息。電子文件的存儲介質(zhì)其密度大大高于以往各種人工可識讀信息介質(zhì)。隨著技術(shù)的進步，電子文件介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。因此，數(shù)字檔案館具有對數(shù)據(jù)“海量存儲”的功能。
    三、檔案信息的有效訪問與查詢
    數(shù)字檔案館建立以用戶為中心的服務(wù)模式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各個分散的檔案信息數(shù)據(jù)庫連接起來，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)與檔案館建立聯(lián)系，而不受地理位置和時間的限制，實現(xiàn)跨館際查詢。數(shù)字檔案館具有多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調(diào)用控制功能。能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求；能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、元數(shù)據(jù)檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索；能對查詢結(jié)果進行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理；能通過數(shù)據(jù)調(diào)度和數(shù)據(jù)集成等方式建立檢索機制，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)對電子文件資源（包括目錄、索引和全文）進行遠(yuǎn)程查閱和調(diào)用。經(jīng)數(shù)字化處理，進入數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的各地孤本、珍品檔案資料也能在網(wǎng)上查詢獲取。
    數(shù)字檔案館的咨詢系統(tǒng)分為自我服務(wù)信息和請求幫助系統(tǒng)，前者能在各終端或微機上顯示利用指南，可用菜單方式或窗口軟件，自動指引利用者使用數(shù)字檔案館；后者為請示幫助系統(tǒng)，是用戶與檔案館聯(lián)系的渠道，用戶可以通過電子咨詢信箱向數(shù)字檔案館提出咨詢，也可接受提供的信息服務(wù)。
    四、檔案信息的發(fā)布與傳遞
    數(shù)字檔案館的檔案信息發(fā)布和傳遞主要有兩種形式，一種是光盤發(fā)布，一種是網(wǎng)絡(luò)發(fā)布。前者是指將檔案信息復(fù)制到光盤，用戶不需安裝應(yīng)用系統(tǒng)，只需先執(zhí)行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索。后者分為INTRANET網(wǎng)上發(fā)布（即通過局域網(wǎng)為立檔單位提供檔案信息查詢）和INTERNET網(wǎng)上發(fā)布（即在公眾網(wǎng)上公布檔案信息）。網(wǎng)上發(fā)布是通過網(wǎng)頁制作軟件，將編輯出來的數(shù)字檔案信息放在網(wǎng)頁上，供用戶使用。與數(shù)字圖書館不同，數(shù)字檔案館對于數(shù)字檔案信息的真實性維護是至關(guān)重要的，較少出現(xiàn)版權(quán)問題；數(shù)字檔案館的信息提供利用受時效與密級的限制，一些內(nèi)容不能公開，必須分內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)兩個部分，用戶可以根據(jù)授權(quán)度查閱網(wǎng)頁所提供的檔案信息。
    五、數(shù)字檔案信息的安全保護
    數(shù)字檔案館的安全包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息、物理等方面，要由可靠的技術(shù)措施和完善的管理制度來保證各方面的安全。
    1．網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)安全。數(shù)字檔案館的權(quán)限管理是保障網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)安全的重要措施，包括認(rèn)證和訪問控制。通常有三種認(rèn)證：利用者身份認(rèn)證、計算機認(rèn)證（在處理機密檔案信息時，系統(tǒng)需確認(rèn)與哪些計算機相連）、檔案信息的認(rèn)證（用戶需要確信接收的信息是真實可靠的，而不是被修改過的信息）。訪問控制是指通過授權(quán)，控制用戶訪問資源的范圍，防止非授權(quán)訪問，保證網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全。
    2．信息安全。這是一個包括管理和技術(shù)等多個層面的綜合體系，需要從邊界保衛(wèi)、入侵檢測和安全反應(yīng)等環(huán)節(jié)著手建立信息安全保障體系。
    3．物理安全。采取內(nèi)外網(wǎng)隔離，物理斷開的方法，通過防火墻連接內(nèi)部網(wǎng)和因特網(wǎng)，確保信息安全。防火墻的作用是過濾每個通過的數(shù)據(jù)包，拒絕那些違反安全約束的數(shù)據(jù)包。管理良好的防火墻可以有效地阻止外部入侵者，保證涉密檔案信息的安全。
    六、數(shù)字檔案信息資源的系統(tǒng)管理
    一個現(xiàn)實的數(shù)字檔案館將保存三種資源：完全公開的檔案信息；有保密要求，需授權(quán)才可利用的檔案信息；從外界采集的其它數(shù)字化信息。數(shù)字檔案館能通過專用軟件系統(tǒng)，對進入數(shù)字檔案館的各類信息按不同的要求進行分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標(biāo)引、信息組織、打印輸出等有序整合，確保其真實、完整、可讀，使之形成一個有序的信息空間。能以文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動為依據(jù)，自動鑒定和存儲所捕獲的電子文件。并能運用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)，確保檔案信息的安全與合理利用，并有效地維護整個數(shù)字檔案館系統(tǒng)的安全。