近日,江西省金溪縣檢察院不斷提升檔案管理、利用水平,創(chuàng)新推出了訴訟檔案信息化共享利用模式,從檔案收集、整理到最終的提供利用、鑒定銷毀,每一個(gè)流程都有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范,并將檔案工作列入業(yè)務(wù)工作程序中,與其他工作制度有效銜接,為檔案工作順利開展提供保障,做到業(yè)務(wù)檔案歸檔及時(shí)化,管理電子化。
   在前期準(zhǔn)備工作過程中,該院為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,邀請(qǐng)縣檔案局和市院專業(yè)人員對(duì)檔案歸類方法等內(nèi)容進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn),使檔案管理人員對(duì)訴訟檔案、文書檔案、基建檔案等各類檔案的歸檔整理有了詳細(xì)的了解,全面掌握了歸檔檔案目錄及名稱的規(guī)范化填寫、檔案存放順序和實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔等方面的知識(shí),實(shí)現(xiàn)了多層次、多渠道的檔案信息開發(fā)利用。
   各科室通過加強(qiáng)對(duì)自產(chǎn)文書的管理工作,增強(qiáng)工作責(zé)任感和保密意識(shí),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患,采取相應(yīng)安全防范措施,加強(qiáng)內(nèi)部檔案安全管理。同時(shí)要經(jīng)常對(duì)案卷管理和移交工作進(jìn)行摸底調(diào)查,隨時(shí)移交。該院積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用,保證為各項(xiàng)工作提供優(yōu)良的服務(wù),保證檔案的安全和利用,積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。
   為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)管理與電子檔案管理雙重保證,該院設(shè)有檔案查閱室、資料錄入室、圖書閱覽室和信息化檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房設(shè)有密集架10組,除收集現(xiàn)有檔案外,預(yù)計(jì)可以再收集未來(lái)15年的全院檔案。通過發(fā)展為具備數(shù)字化查詢存儲(chǔ)應(yīng)用功能的現(xiàn)代化管理模式,根據(jù)工作性質(zhì)特點(diǎn),該院不斷完善各門類檔案的歸檔范圍,既收集紙質(zhì)載體,又收集照片、錄音帶、錄像帶、電子文件等具有保存價(jià)值的檔案資料,并嚴(yán)格歸檔時(shí)間,對(duì)因特殊情況不能歸檔的,做出說明。
   同時(shí),建立電子借閱登記表制,確立了訴訟檔案歸檔情況月通報(bào)制,督促各科室在案件辦理完畢后及時(shí)歸檔。綜合檔案室要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好檔案安全管理工作,防患于未然,防止丟失、失密、泄密問題發(fā)生。
   據(jù)此,該院現(xiàn)存文書、訴訟、會(huì)計(jì)、基建、音像、實(shí)物等六大門類檔案,形成了內(nèi)容豐富、形式多樣的檢察檔案體系。通過進(jìn)行分層整理的同時(shí),按照文書檔案、聲像檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案等進(jìn)行分類整理,對(duì)每一份文件、卷宗和圖片均按照要求制作電子目錄,分別編號(hào)后進(jìn)行歸檔,做到資料保存科學(xué)、規(guī)范。