隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等工作中必將會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件（數(shù)據(jù)），企業(yè)集團(tuán)成員之間，除了通過資產(chǎn)、契約、人事、技術(shù)等紐帶將企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各成員聯(lián)系起來外，通常還通過信息紐帶，即通過集團(tuán)的信息網(wǎng)絡(luò)將各成員聯(lián)系起來，達(dá)到實(shí)現(xiàn)管理控制和信息資源共享的目的，而檔案信息是企業(yè)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)的重要信息資源，所以檔案信息資源也是企業(yè)集團(tuán)相互連接的重要紐帶。因此，企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)發(fā)展到一定階段的必然需求。

企業(yè)集團(tuán)檔案工作的特點(diǎn)

所謂“企業(yè)集團(tuán)”，是指由若干具有獨(dú)立法人地位的企業(yè)在統(tǒng)一管理基礎(chǔ)上，根據(jù)相互關(guān)系的緊密程度由不同層級(jí)的個(gè)體企業(yè)組成的經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體。由于企業(yè)集團(tuán)是由多個(gè)獨(dú)立法人成員單位組成的多層次、多組織的結(jié)構(gòu)，致使企業(yè)集團(tuán)管理內(nèi)容復(fù)雜，在內(nèi)部管理體制上采取企業(yè)集團(tuán)中各成員既保持相對(duì)獨(dú)立的地位，又實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分層管理，即實(shí)行集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合的管理體制。企業(yè)集團(tuán)總部（核心層）實(shí)行集權(quán)管理，其檔案工作在組織機(jī)構(gòu)和管理體制上也實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，即集團(tuán)總部檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)內(nèi)各類檔案統(tǒng)一管理；集團(tuán)總部各職能部門在集團(tuán)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)將形成的各類文件材料定期向集團(tuán)檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔；在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上，集團(tuán)總部設(shè)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，代表集團(tuán)行使對(duì)集團(tuán)總部和對(duì)企業(yè)集團(tuán)下屬企業(yè)檔案工作的管理職能。集團(tuán)總部對(duì)于下屬企業(yè)（緊密層）實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理，具有行政管理職能和監(jiān)管職責(zé)，檔案管理也實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理的方式，即制定統(tǒng)一的制度進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；緊密層企業(yè)設(shè)置自己獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理本企業(yè)的檔案，同時(shí)其產(chǎn)生的檔案除了由本企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存外，還要向集團(tuán)總部檔案機(jī)構(gòu)移交；緊密層企業(yè)與企業(yè)集團(tuán)總部存在著信息資源共享和數(shù)據(jù)移交的需求。集團(tuán)總部，對(duì)于關(guān)聯(lián)不緊密的企業(yè)（半緊密層）一般不直接管理。緊密層企業(yè)對(duì)下屬企業(yè)（集團(tuán)的半緊密層）的檔案工作具有指導(dǎo)監(jiān)督職責(zé)；下屬半緊密層企業(yè)設(shè)置獨(dú)自的檔案管理機(jī)構(gòu)，管理本單位的檔案；緊密層企業(yè)與下屬企業(yè)之間有資源共享的需求。

建設(shè)思路

企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字檔案館建設(shè)總體思路就是從企業(yè)集團(tuán)整體出發(fā)，建立多層級(jí)、跨地域的由成員單位單個(gè)個(gè)體數(shù)字檔案館組成的數(shù)字檔案館群體，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館群體中個(gè)體之間檔案信息資源共享的目的。為達(dá)此目的，企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館就要遵循“頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、試點(diǎn)引領(lǐng)、分步推進(jìn)”的建設(shè)思路，通過建設(shè)達(dá)到從企業(yè)集團(tuán)整體出發(fā)，在分層基礎(chǔ)上建成縱向一體化的群體數(shù)字檔案館。

1.頂層設(shè)計(jì)

所謂“頂層設(shè)計(jì)”，就是一種自上而下的，充分體現(xiàn)系統(tǒng)性、發(fā)展性、持續(xù)性、長(zhǎng)效性的設(shè)計(jì)方法和管理思路。數(shù)字檔案館建設(shè)，頂層設(shè)計(jì)思路是群體數(shù)字檔案館有效建設(shè)與持續(xù)發(fā)展的重要保證。頂層設(shè)計(jì)，主要從以下幾個(gè)方面落實(shí)：

(1)統(tǒng)一規(guī)劃。作為企業(yè)集團(tuán)，要想總體推進(jìn)整個(gè)集團(tuán)的數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案管理工作水平的提升、檔案資源的共享，必須站在整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的“頂”層高度，從集團(tuán)檔案信息資源管理的全局角度對(duì)數(shù)字檔案館的管理體制、功能模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、組織變革、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和運(yùn)行模式等進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，確立其頂層框架，部署整個(gè)集團(tuán)數(shù)字檔案館實(shí)施步驟，監(jiān)管指導(dǎo)整個(gè)集團(tuán)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)、下屬單位的數(shù)字檔案館建設(shè)。

(2)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)。企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)期建設(shè)的過程，必須在集團(tuán)總部設(shè)立一個(gè)專門機(jī)構(gòu)，長(zhǎng)期統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督本企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)，有計(jì)劃、有層次地逐步推進(jìn)。

(3)搭建統(tǒng)一框架模型。信息系統(tǒng)的總體框架決定了其所屬模塊的結(jié)構(gòu)和細(xì)節(jié)，同時(shí)也決定了系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容，而這一切都是決定數(shù)字檔案館質(zhì)量的關(guān)鍵因素。由于企業(yè)集團(tuán)的成員企業(yè)眾多，各有特點(diǎn)，大多數(shù)成員企業(yè)尚不能十分準(zhǔn)確把握企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容。為了規(guī)范各企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，避免集團(tuán)內(nèi)部數(shù)字檔案館之間出現(xiàn)無法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和信息共享的“信息孤島”現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各數(shù)字檔案館之間檔案信息的共享與系統(tǒng)集成，集團(tuán)應(yīng)從頂層著手，根據(jù)OAIS框架搭建一個(gè)統(tǒng)一的企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館總體架構(gòu)模型，以此指導(dǎo)下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為了實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)檔案信息資源的交互與共享，必須建立一套完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，該規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系不僅要遵循國(guó)際、國(guó)家檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還必須結(jié)合企業(yè)集團(tuán)的實(shí)際業(yè)務(wù)和需求。

3.試點(diǎn)引領(lǐng)

整個(gè)集團(tuán)的群體數(shù)字檔案館很難一步到位，需要先期以某些單位為試點(diǎn)，探索出一套切實(shí)可行的實(shí)施步驟、技術(shù)方案，為集團(tuán)其他單位數(shù)字檔案館建設(shè)提供示范。

4.分步推進(jìn)

在先期試點(diǎn)單位數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上，根據(jù)成員單位數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際條件，以及其檔案資源需歸集團(tuán)總部集中統(tǒng)一保存的數(shù)量及重要程度，規(guī)劃各下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)間表。

實(shí)施策略

基于與企業(yè)集團(tuán)“分層管理與縱向管控相結(jié)合”的管理特點(diǎn)相適應(yīng)，企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)也需要“縱橫相結(jié)合”：一方面需要通過分層構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)各個(gè)層次的企業(yè)在整個(gè)集團(tuán)中的定位，滿足管理和業(yè)務(wù)發(fā)展要求；同時(shí)，需要構(gòu)建縱向系統(tǒng)，來滿足集團(tuán)管控要求，以及各個(gè)層次之間的信息共享需求。因此，企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)采取“集中管控，分布構(gòu)建”的實(shí)施策略。

1.集中管控

所謂集中管控，包含兩層含義：第一層含義是數(shù)字檔案館建設(shè)的集中監(jiān)管。企業(yè)集團(tuán)總部檔案工作機(jī)構(gòu)作為整個(gè)企業(yè)集團(tuán)檔案管理中心機(jī)構(gòu)，在集團(tuán)信息化建設(shè)中，其管理職能包括：站在全局的高度，規(guī)劃企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)方案，明確群體數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)；統(tǒng)一制定企業(yè)集團(tuán)檔案工作及群體數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、政策等；集中監(jiān)管、督導(dǎo)下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)。第二層含義是檔案信息資源的集中管理。集團(tuán)總部數(shù)字檔案館建立集團(tuán)數(shù)據(jù)中心，承擔(dān)整個(gè)集團(tuán)重要檔案信息資源的集中管理。數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)是信息資源建設(shè)，企業(yè)集團(tuán)科技檔案信息資源建設(shè)是其核心，各下屬單位數(shù)字檔案館必須按照集團(tuán)的要求，將需要統(tǒng)一集中到集團(tuán)總部保存的科技檔案資源歸集到集團(tuán)總部數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)重要檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

2.分布構(gòu)建

所謂分布構(gòu)建，就是在企業(yè)集團(tuán)制定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及要求的前提下企業(yè)集團(tuán)總部及其下屬單位分別在本單位部署實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)。企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)，在部署實(shí)施時(shí)有兩種方式：一種方式是下屬單位根據(jù)自己的實(shí)際，各自開發(fā)或采購數(shù)字檔案館管理軟件平臺(tái)及相關(guān)設(shè)備設(shè)施部署實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)。另一種方式則是由企業(yè)集團(tuán)總部集中統(tǒng)一開發(fā)或采購數(shù)字檔案館管理軟件平臺(tái)，下屬單位在本單位部署實(shí)施。

推進(jìn)措施

1.組織保障建設(shè)

企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，從開始啟動(dòng)到完成建設(shè)都需要有一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行督導(dǎo)、監(jiān)管，從而有效推進(jìn)。雖然企業(yè)集團(tuán)總部檔案機(jī)構(gòu)是整個(gè)集團(tuán)檔案工作的監(jiān)管部門，但是如果在企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)初期，企業(yè)集團(tuán)總部檔案機(jī)構(gòu)人員配備未到位，自身的數(shù)字檔案館也還沒有建設(shè)，那么它就無法擔(dān)當(dāng)對(duì)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)的督導(dǎo)和監(jiān)管職責(zé)。因此，企業(yè)集團(tuán)工程浩大的群體數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)，在組織保障上需要分為兩步走：第一步成立領(lǐng)導(dǎo)小組和專家小組。在數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)之初，由企業(yè)總部成立專門的數(shù)字檔案館領(lǐng)導(dǎo)小組和專家小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)數(shù)字檔案館建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作，以行政手段和措施對(duì)集團(tuán)總部及下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，宏觀把握集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)的方向。專家小組負(fù)責(zé)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)劃方案的制定，研究集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，研究集團(tuán)群體檔案館建設(shè)框架模型，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)總部和下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)和提供業(yè)務(wù)與技術(shù)支持。第二步企業(yè)集團(tuán)總部數(shù)字檔案館行使監(jiān)管職責(zé)。在企業(yè)集團(tuán)總部數(shù)字檔案館建成以后，檔案館成立專門部門并明確其對(duì)下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)的督導(dǎo)、監(jiān)管職責(zé)。

2.制度保障和推進(jìn)機(jī)制建設(shè)

企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，在推進(jìn)過程中，除了組織保障外，還要有相關(guān)的制度加以保障，才能有效推進(jìn)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)。在整個(gè)建設(shè)過程中根據(jù)建設(shè)的階段，制定相關(guān)的制度加強(qiáng)保障，同時(shí)強(qiáng)化和建立相應(yīng)的有效推進(jìn)機(jī)制。

(1)制度保障。制度保障主要包括：宏觀指導(dǎo)性制度。制定企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案建設(shè)的規(guī)劃方案和實(shí)施步驟，有計(jì)劃地推進(jìn)企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)性制度。統(tǒng)一制定企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以指導(dǎo)企業(yè)集團(tuán)總部及下屬單位數(shù)字檔案館建設(shè)。監(jiān)督指導(dǎo)性制度。建立集團(tuán)數(shù)字檔案館的考核驗(yàn)收制度，制定集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)的考核驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)。

(2)推進(jìn)機(jī)制。建立考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，將單位數(shù)字檔案館建設(shè)納入對(duì)單位績(jī)效考核之中，從而有效推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

總之，企業(yè)集團(tuán)群體數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、浩大的工程，在建設(shè)過程中必須要有一個(gè)清晰的思路和有效的實(shí)施策略以及在實(shí)施過程中的可控措施，才能確保這項(xiàng)工程有效推進(jìn)、健康發(fā)展。